経費計上、どこまで？個人事業主が知っておくべきこと

2024年5月23日2024年6月1日

「個人事業主の経費、どこまで計上していいか分からない…」

そんな悩み、ありませんか？

確定申告のたびにモヤモヤしたり、税務調査が不安になったりしていませんか？

実は、経費計上には明確なルールがあり、知らないと損をすることも。

この記事では、経費の基本から、全項目網羅した計上範囲、節税できるテクニック、税務調査対策まで、個人事業主が知っておくべき情報を全て解説します。

この記事を読めば、もう経費計上で悩むことはありません。

自信を持って確定申告を迎え、合法的に節税し、事業を成長させましょう！

経費とは？基本と勘違いしやすいポイント

経費とは、事業のために使ったお金のこと。

つまり、事業の収入を得るために直接・間接的にかかった費用は、すべて経費として計上することができます。

経費を計上する目的は、所得税や住民税などの税金を減らすこと。

経費を多く計上すれば、課税対象となる所得が減り、納める税金も少なくなります。

しかし、経費とプライベートの費用を混同してしまうと、税務調査で指摘される可能性も。

例えば、仕事用のパソコンとプライベート用のパソコンを同じように計上したり、家族旅行の費用を経費に計上したりするのはNGです。

よくある勘違い

「何でも経費にできる」と思っている: 事業と関係のない費用は経費になりません。
「領収書があれば経費にできる」と思っている: 領収書があっても、事業と関係のない費用は経費になりません。
「少額だから経費にしなくてもいい」と思っている: 少額でも、事業に関連する費用は経費に計上しましょう。

経費として認められる範囲【全項目網羅】

経費として認められる範囲は多岐にわたります。

ここでは、主な項目を具体的に解説します。

家賃・光熱費: 自宅を仕事場として使用している場合、家賃や光熱費の一部を経費として計上できます。
ただし、プライベート部分と仕事部分の按分が必要になります。
通信費: 携帯電話やインターネット回線の料金は、仕事で使用している割合に応じて経費計上が可能です。
通話履歴や通信記録などを参考に、按分割合を計算しましょう。
交通費: 電車やバス、タクシーなどの交通費は、仕事で移動した際に使った費用を経費として計上できます。
自家用車を使用した場合も、ガソリン代や高速料金などを按分して計上可能です。
接待交際費: 取引先との会食や贈答品にかかった費用は、接待交際費として計上できます。
ただし、上限額が設けられているため注意が必要です。
消耗品費: 文房具や事務用品など、事業で使用する消耗品は経費として計上できます。
ただし、高額なものは減価償却資産として計上する必要があります。
旅費・宿泊費: 国内・海外の出張にかかった交通費や宿泊費は、経費として計上できます。
ただし、プライベートな旅行は経費になりません。
セミナー参加費・書籍代: 自己啓発や情報収集のためのセミナー参加費や書籍代は、経費として計上できます。
ただし、趣味や娯楽に関するものは経費になりません。
広告宣伝費: ホームページ制作や広告掲載にかかった費用は、広告宣伝費として計上できます。
ただし、効果測定を行い、記録を残しておくことが重要です。
保険料: 生命保険や損害保険の保険料は、一部を経費として計上できる場合があります。
ただし、保険の種類や契約内容によって異なります。

【経費別】節税できる計上方法と注意点

経費を計上する際には、節税効果を高めるためのテクニックがあります。

ここでは、経費別に具体的な計上方法と注意点を解説します。

家賃・光熱費の按分計算方法

家賃や光熱費の按分計算は、仕事で使用している割合に応じて行います。

仕事部屋の面積や使用時間などを参考に、按分割合を計算しましょう。

携帯電話のプライベート利用分の按分

携帯電話の料金は、仕事で使用している割合に応じて経費計上します。

通話履歴や通信記録などを参考に、按分割合を計算しましょう。

自家用車の使用記録と按分

自家用車を使用した場合、ガソリン代や高速料金などを按分して計上します。

走行距離や使用目的などを記録し、按分割合を計算しましょう。

接待交際費の限度額と記録方法

接待交際費には、上限額が設けられています。

上限額を超えた分は経費として認められないため、注意が必要です。

また、接待の相手や日時、場所、内容などを記録しておく必要があります。

消耗品費のまとめ買いと在庫管理

消耗品費は、まとめ買いすることで単価を下げ、節税効果を高めることができます。

ただし、在庫管理には注意が必要です。

旅費・宿泊費の日当と実費精算

旅費・宿泊費は、日当と実費精算のどちらかを選択できます。

日当は定額で支給されるため、実費精算よりも手続きが簡単です。

ただし、実費精算の方が節税効果が高い場合があります。

セミナー参加費・書籍代の選び方

セミナー参加費や書籍代は、事業に関連するものに限り、経費として計上できます。

自己啓発や情報収集を目的としたものでも、事業に役立つものであれば問題ありません。

広告宣伝費の効果測定と記録

広告宣伝費は、効果測定を行い、記録を残しておくことが重要です。

広告の効果を数値化することで、経費計上の正当性を証明することができます。

保険料の控除対象と注意点

保険料は、一部を経費として計上できる場合があります。

ただし、保険の種類や契約内容によって異なります。

税務調査で指摘されない経費計上【対策まとめ】

税務調査で指摘されないためには、日頃から経費計上に関するルールを守ることが大切です。

ここでは、税務調査対策として重要なポイントをまとめます。

領収書の保管方法と期間

領収書は、経費計上の証拠となる重要な書類です。

紛失しないように、大切に保管しましょう。

保管期間は、原則として7年間です。

帳簿の付け方と記録すべき内容

帳簿は、日々の取引を記録する重要な書類です。

正確に記録することで、税務調査で指摘されるリスクを減らすことができます。

記録すべき内容は、日付、取引内容、金額、取引相手などです。

税務調査の流れと心構え

税務調査は、事前に通知される場合と、突然訪問される場合があります。

税務調査が入った場合は、落ち着いて対応しましょう。

税務署の担当者の質問には、正直に答えましょう。

税理士への相談のタイミング

税務調査が不安な場合は、税理士に相談することをおすすめします。

税理士は、税務調査の立ち会いなど、専門的なアドバイスをしてくれます。

経費に関するよくある質問【Q&A】

副業の経費計上はどうすればいい？: 副業の経費は、本業の経費とは別に計上する必要があります。副業用の口座を開設し、収入と支出を明確に分けるようにしましょう。
個人事業主と法人の経費の違いは？: 個人事業主と法人では、経費として認められる範囲が異なります。例えば、個人事業主は、生命保険料の一部を経費として計上できますが、法人はできません。
確定申告ソフトを使うメリットは？: 確定申告ソフトを使うと、計算ミスを防いだり、書類作成の手間を省いたりすることができます。また、税制改正にも対応しているため、安心して確定申告を行うことができます。
税務調査が入る確率は？: 税務調査が入る確率は、業種や所得金額などによって異なります。一般的には、高額所得者や現金商売が多い業種の方が、税務調査に入られやすいと言われています。