バーチャルオフィス利用前に注意すべき12個のデメリットと対策

バーチャルオフィスのデメリットと対策

バーチャルオフィスは便利そうだけど、いろいろ不安があって、決めきれないとお悩みではありませんか?

バーチャルオフィスは、上手に利用できれば、たいへん有益なしくみです。

事前にそのデメリットを認識し、できる限りの対策を打っておけば、うまく活用することができるでしょう。

この記事では、バーチャルオフィスを上手に利用するために、事前に認識しておかなければならない12項目に対し、それぞれその対策方法をまとめました。

バーチャルオフィスを利用する際に、ぜひお役立てください。

目次

バーチャルオフィス利用前の12個のデメリットと対策のまとめ

バーチャルオフィスのデメリットと対策のまとめ

バーチャルオフィスのデメリットもたくさんありますが、基本的には事前に認識、もしくは対策しておくことで、有用性を最大限に活かすことができます。

バーチャルオフィスのデメリットとその対策について、法人化が必要ない方と法人化して会社設立を目指す方向けに分けて、まとめてみましょう。

すべての方が注意しなければならない、デメリットとその対策のまとめ

まずはじめに、バーチャルオフィスを利用する前に、すべての方が注意しなければならないデメリットとその対策です。

No.デメリット対策
1他の利用者と住所が被ってしまう・バーチャルオフィスの特性のため、事前に認識する
2執務スペース、商談場所がない・自宅、カフェなどの利用
・コワーキング・スペース、会議室をレンタルできるバーチャルオフィスを選ぶ
・他のコワーキング・スペースやレンタル会議室を借りる
3郵便が届くまでに時間がかかる・即時転送(有料)してくれるバーチャルオフィスを選ぶ
4バーチャルであることがバレた場合、安いイメージを持たれる・詳細住所を公開していないバーチャルオフィスを選ぶ
・外観、内観のしっかりしたバーチャルオフィスを選ぶ
・バーチャルオフィスであることを周知しておく
5郵便転送料が負担になる・郵便物を店舗で受け取りできるバーチャルオフィスを選ぶ
・郵便物の写真を送ってくれるバーチャルオフィスを選ぶ
6安易な起業による家庭内トラブル・バーチャルオフィスで起業することを家庭内で理解してもらう
7運営会社が撤退するリスクがある・経営基盤がしっかりした、信頼できるバーチャルオフィス事業者を選ぶ
すべての方が注意しなければならない、バーチャルオフィスのデメリットとその対策

法人化をめざす方が注意しなければならない、追加のデメリットとその対策のまとめ

以下は法人化を目指す方が、バーチャルオフィスを利用する前に、追加で注意しなければならないデメリットとその対策です。

No.デメリット対策
8許認可が必要な特定の業種には対応できない・バーチャルオフィスではなく、レンタルオフィスなど他のサービスを検討する
9労働・社会保険申請時の書類の保管場所を特定しておくことが必要・書類保管場所として自宅、または適切な場所を利用する
10銀行の法人口座開設が難しい・バーチャルオフィスでの法人口座開設実績のある銀行を利用する
・事業内容の説明がしっかりできるよう準備する
11融資が受け難い・バーチャルオフィスでの融資実績のある銀行を利用する
・事業内容や実績の説明がしっかりできるよう準備する
12管轄の法務局、税務署に行きづらい・実際の執務場所と登記後の管轄法務局や、税務署へのアクセスが不便でないことを確認する
法人化を目指す方が注意しなければならない、バーチャルオフィスの追加のデメリットとその対策

バーチャルオフィス:デメリットとその対策ーすべての方

1.他の利用者と住所が被ってしまう

複数の方に同じ住所を安価に貸し出すという、バーチャルオフィスの特性上、他の利用者と住所が被ってしまうことはやむを得ません。

バーチャルオフィスを利用する前に、デメリットとして認識しておかなければなりません。

バーチャルオフィスによっては、貸し出す住所の詳細を、利用者以外非公開として、不特定多数の方が住所を検索できないように対応していますので、このようなサービスを利用するのが良いでしょう。

2.執務スペース、商談場所がない

バーチャルオフィスは、一等地の住所や電話番号を格安で貸し出すサービスですので、基本的に作業するための執務スペースや商談場所はありません。

あくまで住所のみ借りて、自宅やカフェなど別の場所で作業することを想定しています。

バーチャルオフィスによっては、レンタル会議室やコワーキング・スペースの貸出などのオプション・サービスが用意されていますので、必要な場合はサービスを提供しているバーチャルオフィスや他のレンタル・スペースの活用を検討するのが良いでしょう。

3.郵便が届くまでに時間がかかる

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、いったん受け取られた上で転送されるものですから、タイムラグが発生することはやむを得ません。

有料になりますが、即時転送をしてくれるバーチャルオフィスを選ぶことで解消できます。

4.バーチャルであることがバレた場合、安いイメージを持たれる

ネットで住所検索し、複数の利用者がリストされたときや、突然の訪問を受けたときには、バーチャルオフィスであることがバレることもあるでしょう。

理想的には、バーチャルオフィスであることを親しい関係者には周知しておければ、問題にはなりません。

それでも、少しでもイメージダウンを抑えるために、事前にできる2つの対策があります。

バーチャルオフィスの中には、不特定多数の方がネット検索できないように、住所は何丁目までを公開し、詳細な住所は非公開にしているものがありますので、このようなサービスがあるものを選ぶと安心でしょう。

また、事前にバーチャルオフィスの外観、内観のチェックを行うことも対策として有効です。

  • 詳細住所を公開していないバーチャルオフィスを選ぶ
  • 外観、内観のしっかりしたバーチャルオフィスを選ぶ

5.郵便転送料が負担になる

ほとんど郵便が来ないなら問題にはなりませんが、「郵便転送費用を払って転送してもらったのに、開けてみたら、まったく関係のないアンケート調査だった」というケースもあります。

このようなケースも、積もれば無視できない費用になるかもしれません。

対策としては、2つあります。

  • 郵便物を店舗で受け取りできるバーチャルオフィスを選ぶ
  • 郵便物の写真を送ってくれるバーチャルオフィスを選ぶ

バーチャルオフィスによっては、全部もしくは一部の拠点で、郵便物を店舗受け取りできるサービスがあります。

この場合、自宅や日頃の執務スペースと、バーチャルオフィスの店舗が近い場所を選び、出向く必要がありますが、郵便物転送の費用とのトレードオフとして検討する余地があります。

この他、郵便物の写真が見れて、破棄依頼ができる会員サイトを備えたバーチャルオフィスもありますので事前にチェックしておくと良いでしょう。

6.安易な起業による家庭内トラブル

意外なように思えますが、簡単に、しかも短期間に住所を借りて、登記までできてしまうバーチャルオフィスならではの落とし穴が、家庭内のトラブルです。

簡便であるがゆえに、家計を共にする家族とよく相談をせず、安易に起業してしまった結果、あとで家庭内トラブルが発生するということがあります。

せめて、苦楽を共にする家族とは、しっかりと事前に相談しておきましょう。

7.運営会社が撤退するリスクがある

なんらかの事情によって、バーチャルオフィスを運営する会社が、借りている住所の拠点を閉鎖したり、最悪の場合、運営を撤退するリスクも事前に考慮しておかないといけません。

関係者への住所変更の連絡も必要ですし、もし、借りた住所で法人登記していたならば、本店移転登記の手続きもおこなう必要があります。

このようなリスクを避けるために、実績があって、経営基盤のしっかりしたバーチャルオフィス事業者を選ぶに越したことはありません。

バーチャルオフィス:追加のデメリットとその対策ー法人化を目指す方

8.許認可が必要な特定の業種には対応できない

バーチャルオフィスは、許認可が必要な特定の業種には対応できません。

いざバーチャルオフィスを契約したあとで、許認可がおりないため困ることのないよう、事前に確認しておいてください。

以下のリストの業種は、バーチャルオフィスでは許認可がおりませんので営業することができません。

  • 職業紹介業
  • 人材派遣業
  • 建設業
  • 廃棄物処理業
  • 古物商
  • 探偵業
  • 風俗営業
  • 金融商品取引業

9.労働・社会保険申請時に書類の保管場所を特定しておくことが必要

労働・社会保険関係の書類は、法律で保管が義務付けられています。

このため申請時に保管場所の特定が必要ですが、バーチャルオフィスの場合には、住所だけなので保管場所は別に用意するしかありません。

自宅または、適切な場所を保管場所として確保しておいてください。

10.銀行の法人口座開設が難しい

バーチャルオフィスが簡便であるがゆえに、犯罪に悪用されるケースがあったことから、住所に実態のないバーチャルオフィスでの法人口座開設は不利であることは確かです。

しかしながら、昨今銀行の審査も、バーチャルオフィスだから不可というわけではなく、事業内容がしっかりしていれば、問題なく法人口座開設できる方向にあります。

したがって、ホームページをつくるなど、事業内容がしっかりと説明できる準備をすることが大事です。

また、積極的にバーチャルオフィスでの法人口座開設を受け入れる銀行がありますので、そのような実績のある銀行を選択するのが近道です。

下記の記事もご参照ください。

11.融資が受け難い

前章と同様に、バーチャルオフィスでの融資もハンデがあることは否めません。

しかしながら、「バーチャルオフィスだから」というよりも、「事業内容、事業実績が弱いから」という理由のほうが明らかに影響が大きいです。

バーチャルオフィスでの融資実績のある金融機関の利用を検討するとともに、しっかりと事業内容、事業実績が説明できる準備をおこなってください。

12.管轄の法務局、税務署に行きづらい

バーチャルオフィスの住所を、本店住所として会社登記すると、さまざまな手続きで、管轄の法務局や税務署に出向くことがあります。

政府のオンライン化推進により、その機会も減少しているとはいえ、バーチャルオフィスを選ぶときには、その管轄の法務局と税務署の所在地を事前に調査して、アクセスが不便でないことを確認しておくことをおすすめします。

「対策できればメリットいっぱい!」のバーチャルオフィス

バーチャルオフィスを利用する前に、以下の項目は必ず認識し、対応を検討しておきましょう。

  • 他の利用者と住所が被ってしまう
  • 執務スペース、商談場所がない
  • 郵便が届くまでに時間がかかる
  • バーチャルであることがバレた場合、安いイメージを持たれる
  • 郵便転送料が負担になる
  • 安易な起業による家庭内トラブル
  • 運営会社が撤退するリスクがある
  • 許認可が必要な特定の業種には対応できない
  • 労働・社会保険申請時の書類の保管場所を特定しておくことが必要
  • 銀行の法人口座開設が難しい
  • 融資が受け難い
  • 管轄の法務局、税務署に行きづらい

これらをしっかりと認識しただけで、「バーチャルオフィスは便利そうだけど、いろいろ不安があって、決めきれない」という壁はかなり取り払われるはずです。

バーチャルオフィスを活用して、あなたの事業を一歩進めてみませんか?

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